Dalam sistem gaji karyawan ada yang namanya reimbursement. Apa itu reimbursement dalam pekerjaan? Reimbursement adalah kompensasi atau penggantian pengeluaran karyawan yang dilakukan perusahaan. Yuk, baca secara lengkap tentang reimbursement dalam pekerjaan, kegunaan reimbursement bagi perusahaan, serta apa saja jenis-jenis pengeluaran karyawan yang bisa mendapatkan reimbursement.
Mengenal Reimbursement dalam Pekerjaan
Berdasarkan web investopedia.com, reimbursement adalah kompensasi atau penggantian pengeluaran karyawan (yang menggunakan uang pribadi) untuk kepentingan perusahaan. Contohnya, biaya transportasi perjalanan dinas, uang makan, biaya akomodasi, biaya bensin, dan sebagainya.
Namun untuk bisa mengajukan reimbursement, karyawan harus mengetahui secara pasti anggaran reimbursement berdasarkan posisi maupun jabatan, memiliki bukti pengeluaran, serta tahu jenis-jenis pengeluaran yang bisa di-reimburse. Sebab, tidak semua pengeluaran karyawan yang menggunakan dana pribadi akan mendapatkan penggantian dari perusahaan.
Aturan Klaim Reimbursement
Untuk mencegah berbagai bentuk kecurangan yang mungkin saja terjadi, perusahaan harus membuat prosedur klaim reimbursement yang baik. Klaim reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang pribadi karyawan dengan tujuan untuk kepentingan perusahaan. Perusahaan boleh menetapkan aturan terkait reimbursement, seperti:
- Membuat perincian reimbursement disertai dokumen pendukung yang asli dan bukan salinan, seperti bukti pembayaran, invoice, karcis, tiket dan sebagainya.
- Menetapkan jenis pengeluaran yang boleh mendapatkan reimbursement. Misalnya, biaya transportasi selama perjalanan dinas, biaya akomodasi, biaya kesehatan, dan sebagainya.
- Ada aturan batas nominal atau jumlah uang yang boleh di-reimburse dalam periode tertentu.
- Menetapkan batas tanggal pengajuan reimbursement dan tanggal pencairan yang jelas dan sistematis, termasuk jangka waktu antara tanggal yang tercantum pada bukti transaksi dan tanggal pengajuan reimbursement.
Kegunaan Reimbursement untuk Perusahaan
Ada beberapa kegunaan penerapan sistem reimbursement bagi perusahaan, seperti:
- Operasional bisnis bisa berjalan lancar dan karyawan bisa mengambil inisiatif secara cepat untuk kepentingan perusahaan. Contoh: karyawan harus melakukan perjalanan dinas keluar kota untuk negosiasi penting. Karyawan bisa melakukan pembelian tiket terlebih dahulu dengan dana pribadi dan tidak perlu menunggu proses transfer dana dari perusahaan yang mungkin memakan waktu.
- Arus kas (keluar masuk uang) perusahaan bisa lebih sistematis dan tertata rapi, terutama jika sistem reimbursement diterapkan dalam satu periode tertentu, misalnya pencairan reimbursement hanya dilakukan setiap tanggal 10.
- Perusahaan tidak perlu menyediakan dana setiap saat hanya untuk memenuhi kebutuhan operasional harian.
- Meningkatkan produktivitas kerja karyawan, terutama yang berhubungan dengan penjualan, negosiasi yang menguntungkan, operasional, dan sebagainya.
- Memungkinkan perusahaan menunda pengeluaran, bahkan bisa menggunakan dana yang tersedia untuk kebutuhan mendesak lainnya.
- Meminimalkan risiko terjadinya surplus pengeluaran karena reimbursement dilakukan sesuai kebutuhan dan disertai bukti transaksi.
- Loyalitas karyawan meningkat sehingga memperkecil terjadinya turnover.
Jenis-jenis Keperluan yang Bisa Di-Reimburse
Kesehatan
Jika perusahaan belum menyediakan fasilitas kesehatan bagi karyawan atau menyediakan tunjangan kesehatan lainnya, biasanya perusahaan menyediakan reimbursement untuk biaya pemeriksaan kesehatan rutin, perawatan, dan obat-obatan.
Operasional Bisnis
Salah satu penggantian dana reimbursement yang paling banyak disediakan perusahaan adalah dana yang berkaitan dengan operasional bisnis, seperti biaya komunikasi (pulsa telepon/HP), perlengkapan kantor, kegiatan perusahaan, program pelatihan karyawan, dan sebagainya. Untuk mencairkan dana jenis ini, karyawan harus menyertakan bukti berupa nota pembayaran atau invoice yang mencantumkan nominal biaya, tanggal, dan tempat/lokasi, dan keterangan lainnya secara lengkap.
Perjalanan Bisnis
Hampir sama dengan reimbursement untuk operasional bisnis, dana pribadi karyawan yang terpakai untuk perjalanan bisnis juga bisa mendapatkan penggantian dari perusahaan. Beberapa jenis pengeluaran yang berhubungan dengan perjalanan bisnis, antara lain biaya transportasi (tiket pesawat atau kereta api), akomodasi (hotel dan jenis penginapan lainnya), biaya makan selama perjalanan dinas, dan sebagainya.
Selain reimbursement, ada aspek lain yang mampu meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan, misalnya tunjangan karyawan yang merangkum aspek kesehatan, transportasi, akomodasi, dan sebagainya. Hal tersebut disebut dengan tunjangan. Simak informasi selengkapnya mengenai tunjangan di artikel berikut: Apa Itu Tunjangan Karyawan? Kenali Juga Jenis dan Tujuannya
