Surat izin tidak masuk kerja adalah surat permohonan untuk nggak bekerja selama beberapa waktu beserta alasan atau penyebabnya. Kamu akan membutuhkan surat ini saat ada kepentingan mendesak yang tak bisa ditinggalkan. Cara membuatnya juga mudah, yaitu dengan menggunakan format surat formal, bahasanya harus baku, mencantumkan durasi izin, alasannya, dan sebagainya. Yuk, pelajari cara membuat dan contohnya dalam artikel ini.
Apa itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, surat izin tidak masuk kerja adalah surat permohonan berhalangan hadir di kantor atau di tempat kerja karena ada keperluan yang mendesak atau kondisi lain yang tak memungkinkannya datang ke tempat kerja. Biasanya, kamu perlu mengirimkan surat ini ketika sedang sakit, ada keluarga inti yang meninggal dunia, masalah keluarga, atau kebutuhan mendesak lainnya.
Tujuan pengiriman surat ini untuk menginformasikan pada perusahaan mengenai penyebab ketidakhadiranmu di tempat kerja sehingga perusahaan bisa memahami dan akhirnya memberikan izin sesuai ketentuan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan.
Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja
1. Menggunakan Format Surat Formal
Saat ada kondisi yang tak memungkinkan kamu bekerja seperti biasanya, maka mau nggak mau kamu perlu mengajukan permohonan untuk izin nggak masuk kerja. Surat permohonan tersebut tentunya ditujukan kepada HRD atau perusahaan.
Nah, untuk menunjukkan profesionalitas, kamu harus menuliskan surat ini menggunakan format surat formal. Dengan mengikuti formalitas yang umum berlaku dalam dunia kerja, kemungkinan surat izinmu disetujui pun jadi semakin besar. Kamu juga akan dianggap sebagai karyawan yang memiliki attitude baik dan menghormati aturan perusahaan.
2. Gunakan Bahasa yang Baku
Karena penulisan surat izin tidak masuk kerja menggunakan format surat formal, maka kamu harus menuliskan isinya menggunakan bahasa yang juga formal dan sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar atau bahasa baku. Melakukan hal ini artinya kamu menghormati departemen HRD dan departemen lainnya di perusahaan.
3. Cantumkan Tanggal Izin Tidak Masuk Kerja
Dalam surat izin, kamu perlu mencantumkan kapan tepatnya kamu nggak masuk kerja. Maka tuliskan jumlah hari izin dan dari tanggal/hari apa sampai tanggal/hari apa. Tujuannya, agar izinmu bisa lebih cepat diproses dan datanya terdokumentasi dengan baik di pencatatan tim HRD.
4. Cantumkan Identitas Pribadi
Selain tanggal dan jumlah hari izin, serta tanggal pengesahan surat izin, hal penting berikutnya yang harus ada dalam surat adalah identitas lengkapmu. Untuk itu, pastikan kamu mencantumkan nama lengkap, jabatan, divisi atau departemen tempatmu bekerja, bahkan nomor induk kepegawaian. Tujuannya agar nggak ada salah pencatatan data dan HRD bisa mendokumentasikannya dengan baik. Apalagi kalau perusahaan tempat kamu bekerja merupakan perusahaan besar dengan ratusan bahkan ribuan karyawan.
5. Lengkapi dengan Tujuan Tidak Masuk Kerja
Alasan atau penyebab kamu tak bisa masuk kerja juga harus ditulis dengan jelas dan jujur. Jadi saat perusahaan membutuhkan bukti, kamu bisa memberikan buktinya dengan baik. Contoh bukti: surat keterangan sakit dari dokter, surat kematian jika kamu izin karena ada keluarga inti yang meninggal dunia, dan sebagainya.
6. Pastikan Durasi Izin Tercantum dalam Surat Ya
Durasi atau jumlah hari kamu nggak masuk kerja perlu dicantumkan dalam surat izin agar perusahaan mengetahui secara jelas berapa lama waktu yang kamu butuhkan untuk menyelesaikan keperluanmu. Pertimbangkan dengan baik hal ini. Selain itu, usahakan untuk nggak mengambil durasi yang terlalu lama agar nggak mengganggu operasional kantor dan membuat beban kerjamu bertambah akibat tugas yang menumpuk.
7. Memberikan Solusi Alternatif Terkait Pekerjaan
Dalam beberapa kondisi, terutama saat pekerjaan mendekati waktu deadline atau di kantor sedang banyak pekerjaan, maka kamu bisa memberi solusi alternatif untuk mengatasi masalah tersebut. Misalnya, meminta bantuan rekan kerja sehingga kamu bisa mendelegasikan tugasmu sementara waktu kepadanya.
Jangan lupa, informasikan mengenai delegasi tugas ini ke pihak HRD maupun atasan. Kalau nggak ada rekan yang bisa menggantikanmu, coba ajukan solusi alternatif untuk mengatasi hal tersebut, misalnya dengan mengerjakan tugas di rumah dan tetap bekerja secara remote.
8. Mengucapkan Terima Kasih
Pada akhir surat, ucapkan terima kasih untuk hubungan kerja yang sangat baik selama ini. Ucapan ini juga akan membuat HRD atau manajemen perusahaan serta atasan akan merasa dihargai.
9. Mengecek Penulisan Surat
Setelah proses membuat surat izin tidak masuk kerja selesai, usahakan untuk nggak langsung mengirimkannya ya. Lebih baik cek ulang ada nggaknya typo atau salah penulisan. Baca sekali lagi untuk memeriksa pilihan kata dan struktur kalimat yang kamu gunakan. Semakin baik dan benar isi suratmu, maka semakin profesional kamu di mata atasan dan HRD.
10. Mengirim Surat Melalui Online atau Hard Copy
Setelah yakin isi surat sudah benar dan tak ada lagi kesalahan, maka kamu tinggal mengirimkan surat ke perusahaan tempat kamu bekerja. Cetak dulu suratnya, beri tanda tangan, kemudian kirimkan hard copy surat melalui kurir. Lalu scan surat yang sudah kamu tanda tangani tadi sehingga berbentuk pdf, lalu kirimkan juga melalui email. Dengan mengirimkan sesegera mungkin ke perusahaan, pihak HRD bisa segera mengambil kebijakan tertentu untuk mengatasi kendala yang mungkin terjadi akibat ketidakhadiranmu.
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Contoh:
Jakarta, 20 Desember 2022
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yth. HRD PT Sejahtera Mulia Abadi
Jalan Perkutut No. 55 Jakarta Selatan
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Lionel Messi
Alamat: Jalan Argentina Juara No. 10, Jakarta Selatan
Jabatan: Web Developer No Kepegawaian: 12345678
No Handphone: 0812.xxxx.xxxx
Dengan ini menginformasikan bahwa mulai tanggal 20 Desember 2022 hingga 26 Desember 2022, saya tidak bisa masuk kerja karena ada kepentingan keluarga yang sangat mendesak. Karena hal tersebut, saya bermaksud memohon izin untuk tidak masuk kerja selama 6 hari.
Demikian surat izin ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
ttd
Lionel Messi
Mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja merupakan hak karyawan, terutama jika karyawan tersebut memiliki alasan yang membuatnya memang benar-benar nggak bisa datang ke tempat kerja, seperti sakit, masalah keluarga, dan lain sebagainya. Oh ya, kalau memang kamu benar-benar sakit, cukup banyak perusahaan yang menerapkan sistem reimbursement untuk mengganti biaya berobat karyawannya lho. Yuk, cari tahu selengkapnya tentang Apa Itu Reimbursement?
