Sama seperti mengirim surat lamaran kerja, CV yang dikirim melalui email harus memperhatikan beberapa hal seperti alamat email pengiriman dan penerima, subjek dan body email, serta memeriksa kembali dan memperhatikan ukuran CV yang akan dilampirkan. Untuk lebih lengkapnya, yuk simak langkah-langkah berikut agar emailmu tidak diabaikan rekruter.
Cara Mengirim CV lewat Email
1. Gunakan Email yang Profesional
Hindari menggunakan alamat email pribadi yang kesannya main-main, seperti:
AkyuChelalyuC1nt4@gmail.com
catlovercantik@gmail.com
Jenis email seperti ini seringkali akan diabaikan oleh rekruter karena dianggap tidak serius. Maka, sebelum mengirimkan CV melalui email, sebaiknya pastikan dulu email yang kamu gunakan terlihat profesional dan menunjukkan identitas personal kamu.
Contohnya:
margarethawira@gmail.com
esmeralda.mira@gmail.com
fernando.joze85@gmail.com
2. Masukkan Alamat Email Penerima
Meskipun jarang terjadi, tetap saja ada kemungkinan salah mengetikkan alamat email penerima. Akibatnya, email gagal terkirim atau malah terkirim ke orang yang salah. Untuk mencegahnya, pastikan kebenaran alamat email penerima (biasanya tercantum di iklan lowongan kerja). Saat memasukkan alamat email penerima, cek ulang. Jangan sampai ada salah ketik atau ada huruf/angka yang hilang.
3. Tuliskan Subjek Email dengan Tepat
Sebagian rekruter biasanya mencantumkan format subjek email pada persyaratan yang ada di lowongan kerja. Kamu tentu saja harus mengikuti format tersebut. Tetapi jika tidak ada ketentuan khusus, maka ada beberapa cara menulis subjek email yang bisa kamu lakukan, yaitu:
- Tuliskan subjek email secara singkat dan jelas.
- Hindari menulis subjek email dengan huruf kapital semuanya, karena berisiko masuk folder spam.
- Subjek email yang umum bisa kamu gunakan, misalnya: [Posisi yang Dilamar]_[Nama Lengkapmu] atau [Judul Lowongan Kerja]-[Posisi]-[Nama Lengkapmu].
4. Jelaskan Tujuan dalam Body Email
Hal penting saat mengirim CV melalui email adalah tidak membiarkan body email kosong! Ini juga berlaku untuk pengiriman dokumen resmi lainnya. Berikut beberapa hal yang perlu kamu cantumkan dalam body email.
- Buka email dengan sapaan. Jika kamu mengetahui nama rekruter, langsung sapa namanya. Misalnya: Yth. Ibu Ariana Grande, Dear Miss Granada, dan sebagainya.
- Jika hanya diketahui jabatannya saja, kamu bisa menggunakan sapaan, misalnya Kepada Manager HRD PT Alam Megah Perkasa.
- Lalu jelaskan tujuan kamu mengirimkan email, lengkap dengan sumber informasi mengenai lowongan kerja yang kamu dapatkan. Selain itu, kamu bisa mencantumkan pula secara singkat keahlian terbaik yang kamu miliki dan lampiran yang kamu sertakan dalam email.
- Ucapkan terima kasih dan harapanmu.
- Akhiri email dengan professional signature yang bisa kamu buat melalui fitur pengaturan pada email.
5. Gunakan Fitur Lampiran untuk Menambahkan Dokumen Persyaratan
Untuk mengunggah CV dan dokumen pendukung lainnya sesuai dengan persyaratan dalam lowongan pekerjaan, kamu bisa menggunakan fitur lampiran. Namun sebelum mengunggah dokumen lampiran, pastikan setiap dokumen sudah diberi nama.
Contoh:
Esmeralda-CV
Esmeralda-Cover-letter
Esmeralda-Copy-Ijazah
Esmeralda-Transkrip-Nilai
Tunggu sampai proses attachment (pengunggahan dokumen) selesai. Lalu, pastikan sekali lagi kalau semua dokumen sudah terunggah dengan baik pada bagian lampiran email.
6. Perhatikan Ukuran Lampiran Dokumen
Beberapa perusahaan atau rekruter mencantumkan ukuran lampiran dokumen. Tentu saja kamu harus memenuhi persyaratan tersebut, mengingat ada keterbatasan ruang penyimpanan yang bisa jadi membuat rekruter tidak men-download lampiran yang kamu sertakan. Tetapi jika tidak ada syarat, berapa besar file dokumen yang boleh diunggah, usahakan ukuran dokumen lampiranmu tidak lebih dari 2 MB.
7. Periksa Kembali Email Sebelum Dikirim
Sebelum mengklik tombol kirim, alangkah baiknya kamu membaca ulang isi email. Mulai dari alamat email penerima, penulisan subjek email, seluruh tulisan yang ada di body email, bahkan professional signature.
Jangan sampai ada salah ketik (typo), salah penggunaan tanda baca, dan sebagainya. Terakhir, periksa kembali semua lampiran. Apakah semua dokumen pendukung yang harus dipenuhi sudah kamu lampirkan semua?
8. Kirim Email pada Waktu yang Tepat
Mengirimkan CV melalui email juga perlu memperhatikan waktu pengiriman dan tenggat waktu yang sudah ditentukan. Lebih baik, kirim email lamaran kerja beberapa hari sebelum tenggat waktu.
Kapan waktu yang tepat untuk mengirim CV melalui email? Alangkah baiknya, email dikirim pada hari kerja, yaitu antara hari Senin hingga hari Kamis. Sementara hari Jumat adalah hari kerja terakhir dan rekruter cenderung mengabaikan email. Untuk jam pengiriman email, bisa antara jam 8 pagi sampai jam 3 sore.
Contoh Email untuk Mengirim CV
Saat mengirimkan CV melalui email, pastikan melakukan poin-poin yang sudah dijelaskan di atas ya. Selain dikirim melalui email, ada juga loh rekruter yang meminta CV dikirimkan melalui Whatsapp. Sebagai persiapan jika hal ini terjadi padamu, ketahui caranya di artikel berikut yuk: Cara Mengirim CV Lamaran Kerja Melalui WhatsApp
